Kontaktformulare sind für jede Website unverzichtbar – sei es für Kundenanfragen, Feedback oder die Kontaktaufnahme im Allgemeinen. Sie bieten eine einfache und professionelle Möglichkeit, mit deinen Besuchern zu kommunizieren. Doch gerade in Zeiten der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) ist es entscheidend, diese Formulare korrekt und rechtskonform einzurichten, um rechtliche Risiken zu vermeiden. Verstöße gegen die DSGVO können teuer werden und das Vertrauen deiner Nutzer beeinträchtigen.
Dieser Artikel erklärt dir Schritt für Schritt, wie du ein Kontaktformular erstellst, das nicht nur funktional, sondern auch vollständig DSGVO-konform ist. So kannst du sicherstellen, dass deine Website sowohl den rechtlichen Anforderungen entspricht als auch ein professionelles Nutzererlebnis bieten.
Schritt 1: Auswahl des richtigen Tools
Zuerst brauchst du das passende Tool, um dein Kontaktformular zu erstellen. Für WordPress gibt es zahlreiche Plugins, die dir das Leben erleichtern. Die Wahl des richtigen Tools hängt von deinen individuellen Anforderungen ab. Hier sind einige beliebte Optionen und ihre Besonderheiten:
- Contact Form 7: Dieses Plugin ist komplett kostenlos und eignet sich besonders für Nutzer, die eine einfache Lösung suchen. Allerdings benötigst du eventuell zusätzliche Plugins oder Anpassungen, um das Formular DSGVO-konform zu gestalten, beispielsweise durch die Integration von Kontrollkästchen für Datenschutzbestimmungen.
- WPForms: Dieses Plugin zeichnet sich durch eine benutzerfreundliche Drag-and-Drop-Oberfläche aus, was es ideal für Einsteiger macht. In der Pro-Version bietet WPForms spezielle DSGVO-Funktionen wie die Speicherung von Einwilligungen oder das Deaktivieren von IP-Adressen.
- Gravity Forms: Eine kostenpflichtige, aber extrem leistungsstarke Lösung. Gravity Forms eignet sich besonders für komplexe Formulare mit erweiterten Funktionen wie Berechnungen, Mehrschritt-Formularen und umfangreicher Integration in andere Tools.
- Fluent Forms und Typeform: Diese Tools eignen sich hervorragend, wenn du keine WordPress-Website betreibst. Sie bieten Cloud-basierte Lösungen und DSGVO-Optionen, wie die Speicherung der Daten innerhalb der EU.
Für welche Lösung du dich auch entscheidest, achte darauf, dass das Tool DSGVO-Unterstützung bietet oder durch Erweiterungen entsprechend angepasst werden kann. Deine Entscheidung sollte auf den Anforderungen deiner Website und deinem Budget basieren.
Schritt 2: Grundlegende Felder einrichten
Ein minimalistisches Kontaktformular hilft nicht nur beim Datenschutz, sondern erhöht auch die Conversion-Rate, da es einfach und schnell auszufüllen ist. Die Kunst liegt darin, nur die wirklich notwendigen Informationen abzufragen. Folgende Felder sind meist ausreichend:
- Name: Dies kann optional gehalten werden, es sei denn, du benötigst den Namen, um die Anfragen persönlicher zu bearbeiten.
- E-Mail-Adresse: Dieses Feld ist essenziell, damit du dem Nutzer antworten kannst. Es sollte als Pflichtfeld markiert sein.
- Nachricht: Ein freies Textfeld erlaubt es den Nutzern, ihre Anfrage individuell zu formulieren.
Falls dein Formular weitere Felder umfasst, prüfe sorgfältig, ob diese wirklich notwendig sind. Zum Beispiel:
- Telefonnummer: Nur abfragen, wenn ein telefonischer Rückruf explizit angeboten wird.
- Anhang-Funktion: Wenn Nutzer Dateien hochladen sollen (z. B. Lebensläufe oder Bilder), stelle sicher, dass der Upload auf spezifische Dateitypen und Größen beschränkt ist.
Ein übersichtliches und einfaches Formular motiviert die Nutzer, ihre Anfragen schneller abzusenden. Zusätzlich reduzierst du die Gefahr, dass Nutzer wegen zu vieler Fragen abspringen.
Schritt 3: Datenschutzinformationen einbinden
Die DSGVO verpflichtet dich dazu, Besucher über die Verarbeitung ihrer Daten zu informieren. Dieser Schritt ist essenziell, um Transparenz zu schaffen und rechtliche Anforderungen zu erfüllen. Hier sind die wichtigsten Punkte, die du beachten solltest:
- Kurzer Hinweistext im Formular: Direkt unter den Formularfeldern solltest du darauf hinweisen, wie die Daten verarbeitet werden. Ein Beispiel für einen solchen Text:„Die von Ihnen eingegebenen Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet. Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.“
- Verlinkung zur Datenschutzerklärung: Stelle sicher, dass deine Datenschutzerklärung leicht auffindbar ist und die Besucher direkten Zugriff darauf haben. Die Verlinkung sollte am besten in einem neuen Tab oder Fenster öffnen.
- Einwilligung per Checkbox: Eine Checkbox, die die Zustimmung zur Datenverarbeitung explizit einholt, ist optional, aber sinnvoll. Wichtig ist, dass diese Checkbox nicht vorab aktiviert ist – der Nutzer muss selbst aktiv zustimmen. Hier ein Beispieltext für die Checkbox:„Ich stimme der Verarbeitung meiner Daten gemäß der Datenschutzerklärung zu.“
- Deutliche Hinweise bei sensiblen Daten: Falls du sensible Daten wie Gesundheitsinformationen oder Finanzdaten abfragst, solltest du den Nutzer zusätzlich darauf hinweisen, wie diese besonders geschützt werden.
Durch diese Schritte baust du Vertrauen bei deinen Nutzern auf und zeigst, dass dir der Datenschutz ernst ist. Transparenz und klare Kommunikation sind hier der Schlüssel.
Schritt 4: SSL-Verschlüsselung aktivieren
Eine SSL-Verschlüsselung ist unverzichtbar, um die Sicherheit der übermittelten Daten zu gewährleisten. Daten, die ohne Verschlüsselung übertragen werden, könnten von Dritten abgefangen und missbraucht werden. Eine verschlüsselte Verbindung erkennst du an dem kleinen Schloss-Symbol in der Adressleiste deines Browsers sowie an der Verwendung von „https“ statt „http“ in der URL.
So aktivierst du SSL für deine Website:
- Prüfe dein Hosting-Paket: Die meisten Hosting-Anbieter bieten kostenlose SSL-Zertifikate über Let’s Encrypt an. Falls dein Paket kein SSL-Zertifikat beinhaltet, solltest du ein Upgrade in Erwägung ziehen.
- SSL-Zertifikat aktivieren: Logge dich in das Dashboard deines Hosting-Anbieters ein und aktiviere das Zertifikat. Dies dauert in der Regel nur wenige Minuten.
- Weiterleitung einrichten: Stelle sicher, dass alle Seiten deiner Website automatisch auf die HTTPS-Version umgeleitet werden. Dies kannst du mit einem Plugin wie Really Simple SSL für WordPress oder durch eine Anpassung der .htaccess-Datei umsetzen.
- Test der Verschlüsselung: Nutze Tools wie SSL Labs oder Why No Padlock, um zu überprüfen, ob dein SSL-Zertifikat korrekt eingerichtet ist und keine Schwachstellen aufweist.
Mit einer SSL-Verschlüsselung sorgst du nicht nur für Sicherheit, sondern steigerst auch das Vertrauen deiner Besucher und verbesserst dein SEO-Ranking, da Google SSL-verschlüsselte Seiten bevorzugt.
Schritt 5: Speicherung und Löschung der Daten regeln
Die DSGVO schreibt vor, dass personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden dürfen, wie sie für den ursprünglichen Zweck notwendig sind. Daher solltest du klare Richtlinien zur Speicherung und Löschung der Daten erstellen. Hier sind die wichtigsten Schritte:
- Dauer der Speicherung festlegen: Entscheide, wie lange du eingehende Daten aufbewahren möchtest. Zum Beispiel könnte eine Aufbewahrungsfrist von 6 Monaten für allgemeine Anfragen angemessen sein. Längere Fristen sind nur dann zulässig, wenn dies rechtlich erforderlich ist (z. B. bei Steuerunterlagen).
- Automatisierte Löschung einrichten: Viele Formulare-Plugins, wie WPForms oder Gravity Forms, bieten Funktionen, um gespeicherte Daten nach einer festgelegten Frist automatisch zu löschen. Stelle sicher, dass diese Option aktiviert ist.
- E-Mails sicher handhaben: Wenn Formulareingaben per E-Mail versendet werden, achte darauf, dass diese auf einem sicheren Server gespeichert und regelmäßig gelöscht werden. Nutze ein sicheres E-Mail-System, das DSGVO-konform ist.
- Backups kontrollieren: Falls deine Website regelmäßig Backups erstellt, stelle sicher, dass gelöschte Daten nicht in alten Backups verbleiben. Prüfe deine Backup-Strategie und lösche alte Versionen regelmäßig.
- Information für Nutzer: Informiere deine Nutzer in der Datenschutzerklärung darüber, wie lange ihre Daten gespeichert werden und wie sie eine Löschung anfordern können.
Durch eine klare und transparente Handhabung der Datenverwaltung erfüllst du nicht nur die gesetzlichen Anforderungen, sondern zeigst deinen Nutzern, dass du Datenschutz ernst nimmst
Schritt 6: Einwilligung protokollieren
Die DSGVO schreibt vor, dass du jederzeit nachweisen können musst, dass die Nutzer ihrer Datenverarbeitung zugestimmt haben. Dies macht ein Protokoll der Einwilligung unerlässlich. Hier sind die wichtigsten Punkte, die du beachten solltest:
- Nutzung von Plugins: Viele Formulare-Plugins wie WPForms, Gravity Forms oder Flamingo bieten bereits Funktionen zur Protokollierung der Zustimmung. Stelle sicher, dass diese aktiviert sind und korrekt arbeiten.
- Dokumentation der Zustimmung: Die Zustimmung sollte mit Zeitstempel und IP-Adresse gespeichert werden. Auch wenn die Speicherung der IP-Adresse umstritten ist, kann sie in bestimmten Fällen notwendig sein, um die Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten.
- Export der Daten: Falls ein Nutzer anfragt, welche Daten du über ihn gespeichert hast, solltest du in der Lage sein, diese Informationen schnell und unkompliziert bereitzustellen. Plugins wie WP GDPR Compliance helfen dir dabei.
- Klarheit im Prozess: Stelle sicher, dass die Einwilligung eindeutig und freiwillig erfolgt. Die Checkbox darf nicht vorab aktiviert sein, und der Nutzer muss wissen, wofür er seine Zustimmung gibt.
Durch die Protokollierung der Zustimmung schützt du dich vor rechtlichen Risiken und baust Vertrauen bei deinen Nutzern auf.
Schritt 7: Testlauf und Kontrolle
Bevor dein Kontaktformular live geht, solltest du es auf Herz und Nieren prüfen. Hier sind einige Schritte, die du dabei beachten solltest:
- Funktionalität testen: Prüfe, ob alle Felder korrekt funktionieren und ob Pflichtfelder richtig validiert werden. Teste das Formular mit verschiedenen Eingaben, um sicherzustellen, dass keine Fehler auftreten.
- DSGVO-Konformität prüfen: Kontrolliere, ob die Datenschutzerklärung leicht zugänglich ist und ob die Checkbox für die Einwilligung ordnungsgemäß funktioniert. Versuche, das Formular ohne Zustimmung abzuschicken, um sicherzustellen, dass dies nicht möglich ist.
- Sicherheit überprüfen: Nutze Tools wie SSL Labs, um die Sicherheit deiner Verbindung zu testen. Stelle sicher, dass alle Daten verschlüsselt übertragen werden.
- Benutzerfreundlichkeit: Lass andere Personen dein Formular testen, um sicherzustellen, dass es benutzerfreundlich ist und keine Verwirrung stiftet.
- Regelmäßige Kontrollen einplanen: Auch nach dem Start solltest du dein Kontaktformular regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass es weiterhin DSGVO-konform und funktionsfähig bleibt.
Durch einen umfassenden Testlauf vermeidest du potenzielle Probleme und bietest deinen Nutzern ein reibungsloses Erlebnis.
Fazit So kannst du Kontaktformulare DSGVO-konform gestalten
Ein Kontaktformular DSGVO-konform zu gestalten, mag anfangs aufwendig erscheinen, doch der Aufwand lohnt sich. Du sicherst dich rechtlich ab, baust das Vertrauen deiner Nutzer auf und sorgst für ein professionelles Erscheinungsbild deiner Website. Datenschutz ist nicht nur ein gesetzliches Muss, sondern auch ein Signal an deine Besucher, dass dir ihre Privatsphäre am Herzen liegt.
Indem du die richtigen Tools einsetzt, klare Richtlinien zur Datenverarbeitung etablierst und die wichtigsten Sicherheitsmaßnahmen triffst, schaffst du eine Grundlage für eine vertrauensvolle Kommunikation mit deinen Nutzern. Besonders wichtig ist es, das Formular regelmäßig zu testen und sicherzustellen, dass es technisch einwandfrei funktioniert.
Solltest du bei der Umsetzung Unterstützung benötigen oder weitere Fragen haben, zögere nicht, dich bei mir zu melden.
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